Digitale Dokumentation & revisionssichere Ablage
Revisionssichere Ablage
Praktisch bedeutet das:
- Vollständige Änderungshistorie mit Zeitstempel und Bearbeiter
- Schreibgeschützte Ablage der Originaldokumente, Korrekturen als nachvollziehbare Version
- Verknüpfung von Beleg, Zählpunkt, Gerät und Auftrag, damit ein Vorgang in einem Klick rekonstruierbar ist
- Aufbewahrung über die gesamte relevante Frist, nicht nur bis zum Projektende
- Berechtigungskonzept und Protokollierung der Zugriffe
- Definierte Löschkonzepte für personenbezogene Daten
Für den Messstellenbetrieb gelten die Vorgaben des Mess und Eichrechts.
Wichtig sind insbesondere:
- Nachweise zur Konformität der eingesetzten Messgeräte
- Überwachung der Eichfristen
- Dokumentation von Stichprobenverfahren zur Fristverlängerung
- rechtzeitige Planung notwendiger Zählerwechsel
- nachvollziehbare Dokumentation von Wechseln und Eingriffen
Eine zuverlässige Fristenüberwachung ist entscheidend, damit Messwerte rechtssicher für die Abrechnung genutzt werden können.
- Schnittstellen zu Gerätemanagement, Abrechnung und Marktkommunikation
- Übergabe an das Netzinformationssystem, wo Anlagenbezug besteht
- Aussteuerung von Klärfällen in eine separate Bearbeitungsliste
- Auswertungen zu Beständen, Eichfristen, Mängelquoten und Durchsatz
Häufige Fragen zur Dokumentation im Messstellenbetrieb
Was bedeutet revisionssicher konkret?
Dass ein Vorgang später vollständig, unverändert und nachvollziehbar rekonstruiert werden kann. Dazu gehören eine lückenlose Historie, ein Schreibschutz auf den Originalen, ein Berechtigungskonzept und eine Aufbewahrung über die gesamte relevante Frist. Eine PDF-Sammlung auf einem Netzlaufwerk erfüllt das nicht.
Wie lange gilt die Eichfrist bei Stromzählern?
Elektrizitätszähler mit elektronischem Messwerk haben eine Eichfrist von acht Jahren, Zähler mit Induktionswerk von sechzehn. Über das Stichprobenverfahren nach MessEG und MessEV lässt sich die Frist für ein Los verlängern, ohne jeden einzelnen Zähler auszubauen. Am Gerät selbst ist eine solche Verlängerung nicht ablesbar.
Arbeiten Sie mit unserem System oder bringen Sie ein eigenes mit?
Beides ist möglich. Wenn Sie eine bestehende Lösung im Einsatz haben, erfassen wir darin. Wenn nicht, stellen wir die Erfassung bereit und übergeben die Daten über eine abgestimmte Schnittstelle.
Was passiert mit Altbeständen an Papierdokumentation?
Die lässt sich digitalisieren und nachträglich mit Zählpunkt und Gerät verknüpfen. Sinnvoll ist das vor allem für Vorgänge, die noch innerhalb der Aufbewahrungsfrist liegen oder für laufende Anlagen relevant sind.
Ihre Zählerdokumentation liegt in drei Systemen und einem Ordner?
Dann lohnt eine Bestandsaufnahme. Wir schauen uns an, wo die Daten heute entstehen und wo sie verloren gehen, und schlagen einen Weg zu einer durchgängigen Ablage vor.
Sie haben noch Fragen? Wir beantworten Ihnen gerne Ihre Anliegen rund um digitale Dokumentation, revisionssichere Ablage und Messstellenbetrieb.
